Довольно часто участники наших работ или сотрудники компании начинают жаловаться, что они ничего не успевают за восемь рабочих часов и у них совсем нет времени на важные дела.

У меня тоже два-три раза в год возникает такое чувство.

Первый совет, который я даю в таком случае и которому следую сам – начать вести журнал учета рабочего времени.

Время — наш самый ценный ресурс!

Как писал отец современного менеджмента Питер Друкер – эффективные руководители всегда знают, на что расходуется их время. Если фиксировать и анализировать свой рабочий день, то, как правило, можно сделать много важных выводов.

Основные правила эффективной работы с журналом учета

Своевременность

Вносить записи в течение дня, а не заполнять журнал задним числом. Человеческая память отфильтровывает много деталей и вечером кажется, что мы весь день «работали», хотя на самом деле эта «работа» состояла из большого количества фрагментов, отвлекающих звонков, забегающих в дверь сотрудников и так далее.

Честность

Вести журнал для себя, не планируя его кому-то показывать или сдавать. В этом случае больше шансов что мы будем честными сами с собой и не будем убирать из записей перекуры, просмотры социальных сетей и здоровый сон на рабочем месте.

Структура

Необходимо разработать категории вашего учета и присваивать каждой записи ту или иную категорию. Виды категорий зависят от того, какой результат вы хотите получить в итоге.

Например, если Вы хотите понять почему вам постоянно приходится заниматься авралами, попробуйте разбить дела по категориям: важные и срочные; важные, но не срочные; неважные.

Если Вы хотите в целом определить на что уходит рабочее время, выделите категории ваших функциональных обязанностей, время которое вы тратите на выполнение чужих задач и время отдыха.

Я обычно выделяю в качестве основных категорий важные для меня проекты. А кроме того — срочные, но не очень важные задачи, которые взвалил на себя по доброте душевной, а также потери времени – дорога, кофе и прочее.

Как вести учет

Самый простой способ – взять чистый лист бумаги, написать на нем текущее дело и поставить время его начала. В конце рабочего дня рассчитать длительность каждой задачи, расставить категории и подвести итог. Можно воспользоваться шаблонами:

Цветной бланк журнала учета рабочего времени — скачать

Черно-белый бланк журнала учета рабочего времени — скачать

Более технологичный вариант – использовать таблицу Excel, в которой можно провести нужные расчеты автоматически. Следует учесть, что не всегда есть возможность заносить данные, сидя перед компьютером. Приходится делать пометки на бумаге или в телефоне, а затем переносить в таблицу.

Еще один способ – установить специальное приложение в смартфон. Их довольно много, найти можно по запросам «учет времени» или «time tracker».

Как анализировать

После того, как Вы в течение двух недель будете вести журнал, можно сделать некоторые выводы. Вот несколько моментов, на которые нужно обратить внимание в первую очередь:

  • Проанализируйте, на какие категории задач вы тратите свое рабочее время.
  • Оцените, какие результаты вы получаете за это время.
  • Подумайте, как уменьшить фрагментацию ваших записей. Человеку нужно не менее 15 минут чтобы сосредоточиться над серьезной задачей!
  • Оцените, сколько времени вы тратите на задачи, позволяющие Вам повышать компетенцию и эффективность работы.
  • Поразмышляйте, как ликвидировать «воров времени», которые прерывают вашу работу внезапными звонками, визитами или сообщениями в чатах.
  • Подумайте, какую работу можно делегировать другим или вообще не делать без серьезного ущерба для основного результата.

В заключение хочу отметить, что сама по себе привычка вести дневник рабочего времени уже дисциплинирует и позволяет осознанно строить свой рабочий день, не отвлекаясь по пустякам!