Часто руководители высказывают недовольство сроками подготовки управленческих отчетов и недоверие к содержащимся в них цифрах.

Если вы планируете улучшить управленческий учет в вашей компании, то необходимо осознанно выбрать один из трех вариантов организации учета с соответствующими плюсами и минусами.

Способ 1. Управленческий учет «на коленке»

«На коленке» означает, что без особой подготовки достали откуда то данные, запустили Excel и все посчитали. Отдельно взятый работник или сотрудник бухгалтерии (назовём эго экономистом) делает отчеты для руководителей на основе информации из бухгалтерской базы и дополнительных сведений с рабочих мест. Плюсы и минусы:

  • Низкая стоимость для малого бизнеса

Все что нужно – человек с пониманием экономики и компьютер с комплектом офисных программ. Часто можно поручить эту функцию одному из бухгалтеров.

  • Можно начать очень быстро

Не нужно писать регламенты, разворачивать дополнительные базы учетной системы и искать уникальных сотрудников (а это все дополнительные затраты)

  • Низкая достоверность получаемых цифр

Например, нам необходимо посчитать – во сколько нам обошелся материал для выполнения работ в помещении А. Для этого нужно:

1. Выяснить перечень материала и его количество. В бухгалтерии этих данных нет, они появятся только ближе к закрытию периода, да и то, скорее всего, в целом по объекту. Нужно требовать отчета с начальника участка или смотреть смету, или смотреть исполнительную документацию. И, будьте уверены, данные из всех трех источников будут разными.

2. Нужно получить себестоимость закупленного материала (если бухгалтеры успели внести его в базу) или найти накладные самостоятельно или, если накладные еще не пришли от поставщика, ориентироваться на выставленные им счета.

3. Нужно все свести в Excel и подготовить отчет.

Как видите, за время сбора данных и сведения их в единый отчет возможно такое большое количество неточностей и ошибок, что если перепроверить цифры, то с вероятностью 99,9% мы получим другой результат. Поэтому руководители априори относятся к получаемым цифрам с недоверием.

  • Высокая административная нагрузка

По сути, чтобы составить любой незапланированный отчет необходимо потребовать данные от персонала на местах, которых у них, скорее всего, нет. А это значит, что им нужно отложить свои текущие дела и готовить эти данные для передачи экономисту. Поэтому при больших оборотах скрытые потери рабочего времени на этот вид учета превышают все мыслимые размеры.

Способ 2. Полноценный управленческий учет в отдельной базе

В компании помимо системы бухгалтерского/налогового учета, ведется управленческий учет, где в полном объеме фиксируется первичная информация о хозяйственных операциях, необходимая для формирования управленческих отчетов. Основное отличие от стандартного бухучёта:

  • оперативность в ущерб точности;
  • возможность интерпретировать суть некоторых хозяйственных операций по-своему;

В результате получаем полные и достоверные данные для нужд руководства компании. Плюсы и минусы:

  • Полная и достоверная информация по финансово-хозяйственной деятельности предприятия в требуемые сроки

Полная и достоверная в объеме, необходимом для принятия управленческих решений.

  • Защита управленческих данных

Учет ведется в отдельной информационной базе, которая может быть размещена на серверах вне организации, что позволяет избежать изъятия информации контролирующими органами

  • Двойная работа

Для того, чтобы вести управленческий учет в отдельной базе, с занесением всех документов, их необходимо или заносить дважды, или выгружать из бухгалтерии/в бухгалтерию (а здесь есть тонкости, связанные со справочниками и т п), а также нужно поддерживать работоспособность второй базы данных.

  • Необходимость в Главном Бухгалтере Управленческого Учета

Бухгалтерский/налоговый учет ведется по стандартизованнымправилам бухгалтерского учета и в соответствии с учетной политикой компании, которая, как правило, состоит из нескольких пунктов и умещается на одном листочке.

Однако, при ведении управленческого учета необходимо разработать свою учётную политику, свой регламент ведения учета на предприятии, которая будет учитывать потребность руководства в оперативной, хоть и не всегда точной информации.

Например, у нас по окончанию месяца снимаются показания электрического счетчика, передаются арендодателю, через 10 дней мы получаем счет с указанием суммы и еще через 10 – закрывающие документы, которые вносим в бухгалтерскую базу. Если для управленческих нужд нам необходимы данные по затратам на электричество сразу по окончанию месяца, то необходимо сделать регламент, согласно которому ответственный сотрудник снимает показания счетчика в последний рабочий день месяца, делает расчет и передает этот документ для занесения в базу управленческого учёта.

Поэтому нам необходим Главный Бухгалтер управленческого учета, который отвечает за разработку технологии учета в нашей компании и следит за ее исполнением на местах.

  • Дополнительные усилия по объяснению разницы в результатах бухгалтерского и управленческого учета

Типичный пример – по управленческому учету мы закончили квартал с небольшим убытком, а налоговый учет говорит о необходимости оплатить налог на прибыль. Это происходит потому, что для целей управленческого учета мы можем записать в расходы операции, которые в налоговом учете не имеем права списать на расходы. Например, дружеская вечеринка основателей компании.

Способ 3. Единая система учета

Общая система учета, которая готовит данные как для управленцев, так и для контролирующих органов, учет ведется под руководством одного главного бухгалтера в единой базе. Как правило, для управленцев разрабатываются внутренние форматы отчетов, а также не вся управленческая информация подлежит проведению в налоговой базе. Плюсы и минусы:

  • Полная и достоверная информация по финансово-хозяйственной деятельности предприятия в требуемые сроки

Полная и достоверная в объеме, необходимом для принятия управленческих решений, как и в предыдущем варианте

  • Низкая нагрузка на персонал компании

Фактически, для персонала дополнительная работа связана только с повышением оперативности предоставления первичных документов

  • Нет необходимости содержать вторую бухгалтерию для управленческого учета

Это относится как к сотрудникам, так и к программно-аппаратному комплексу

  • Единая база

Нахождение всей учетной информации в одной базе может стать дополнительным риском при налоговых претензиях

  • Кадры

Главный бухгалтер, готовый (и умеющий) помимо налогового выстраивать управленческий учет в компании – весьма дорогой и трудно-заменяемый сотрудник

  • Технологичность

Необходимы сильные специалисты по программному обеспечению, которые позволят дорабатывать бухгалтерские системы для управленческих нужд.

Выбор варианта

Различные методы имеют свои плюсы и минусы, необходимо выбрать наиболее актуальный для своей компании. Для принятия решения можно воспользоваться такой матрицей: